NOTRE REGLEMENT INTERIEUR

 

BUREAU

REGLEMENT INTERIEUR

 

  1. PREAMBULE

Le présent règlement a pour objet de compléter les dispositions prévues et de préciser certains points mal définis, ou inexistants, dans les statuts.

Le Bureau de l’Association peut apporter au présent règlement intérieur toutes modifications nécessaires pour le bon fonctionnement du bureau.

Ces modifications seront portées à la connaissance et au vote des membres lors d’une Assemblée Générale ordinaire de l’APM.

Le présent règlement intérieur est rédigé au masculin par simplification sans préjuger du genre de la personne occupant le poste.

 

  1. ORGANISATION DU BUREAU
  • Le Bureau est composé de 10 à 12 membres, plus un Vice-Président et un ou deux Chargés de mission.
  • Tout membre de l’Association, à jour de ses cotisations, peut être candidat au Bureau.
  • Tout membre du Bureau sortant est rééligible.
  • Les candidatures sont adressées au Secrétaire Général, au plus tard quinze jours avant la date fixée pour l’Assemblée Générale.
  • La liste des candidats  au Bureau est approuvée par l’Assemblée Générale par un vote à main levée. En cas d’un nombre de candidatures supérieur au nombre de postes à pourvoir, le scrutin se déroule à bulletin secret.
  • Lors de sa première réunion après l’Assemblée Générale, le Bureau désigne le Président de l’Association, le Secrétaire Général et le Trésorier et assigne les tâches et responsabilités à exercer par les autres membres du Bureau.
  • Le Président convoque le Bureau au moins une(1) fois par trimestre.
  • Une réunion du Bureau peut-être demandée par les deux-tiers (2/3) de ses membres. Le lieu et la date sont fixés par le Président.
  • La convocation est adressée aux membres du Bureau trois (3) semaines à l’avance, par courrier ou par courriel avec demande d’avis de réception. Elle comporte la date, le lieu et l’ordre du jour préparé par le Président et le Secrétaire.
  • Chacun des membres du Bureau peut demander l’inscription d’une question particulière à l’ordre du jour.
  • Les décisions du Bureau sont prises à la majorité simple des membres présents. En cas d’égalité, la voix du Président est prépondérante.
  • Le vote au sein du Bureau se déroule à main levée.
  • Tout membre du Bureau qui, sans excuse valable, n’aura pas participé à trois (3) réunions consécutives du Bureau pourra être considéré comme démissionnaire de son poste.
  • À la discrétion du Président, toute personne extérieure au Bureau pourra être invitée à participer à ses réunions.

 

  1. FONCTIONNEMENT DU BUREAU
    1. COMPOSITION

La composition du Bureau est la suivante :

  • Président
  • Vice Président
  • Secrétaire Général
  • Secrétaire Adjoint
  • Trésorier
  • Trésorier Adjoint
  • Bibliothécaire
  • Web Master
  • Responsable Service Nouveautés
  • Responsable Service Circulations
  • Adjoint au Service Circulation
  • Animateur Jeunesse
  • Responsable Service fournitures
  • Chargés de mission

 

  1. ATTRIBUTIONS

Président :

Il assure le fonctionnement régulier de l’Association tout en veillant au respect des statuts et des règlements intérieurs.

 

  • Il préside les réunions du Bureau de l’Association.
  • Il assure la mise en place des décisions du Bureau, ainsi que celles des Assemblées Générales.
  • Il reçoit le courrier de l’Association et notamment celui émanant de la Fédération Française et du Groupement Régional.
  • Il informe le vice-président et le Secrétaire Général des courriers reçus, des réponses faites, des décisions qu’il a prises et il leur fait un compte-rendu des réunions auxquelles il a participé.
  • De même, il informe les membres du Bureau lors de ses réunions.  
  • Il remet au Secrétaire Général toutes les informations nécessaires à la préparation du rapport moral qui sera présenté à l’Assemblée Générale.
  • Il s’assure du bon fonctionnement de la trésorerie avec le Trésorier et autorise toutes les dépenses de l’Association.
  • Il s’assure du bon fonctionnement des autres services de l’Association avec les responsables de ces services.
  • Il représente l’Association dans tous les actes de la vie civile.
  • Il prépare, avec le Secrétaire Général, les ordres du jour du Bureau et des Assemblées Générales.
  • Il fixe les dates des réunions du Bureau et de l’Assemblée Générale.

 

Vice Président :

 

Pour assumer les fonctions qui lui sont attribuées, il est destinataire des notes, communications fédérales et des décisions prises par le Président et les responsables, à divers titres, du Bureau.

 

  •  Il tient le Président informé de toutes les missions et délégations qui lui ont été confiées.
  • Sur délégation du Président, il le représente dans les manifestations philatéliques ou autres.
  • En cas d’empêchement grave ou de maladie du Président, il assume la Présidence par intérim.

 

Secrétaire et/ou son adjoint

 

  • Il est chargé de l’envoi des convocations aux diverses réunions, de la rédaction des comptes-rendus des réunions et de leur diffusion, de la correspondance qui lui est confiée.
  • Il est chargé de l’archivage de tout le courrier départ/arrivée et de tous documents de l’Association à l’exception de la documentation philatélique.
  • Avec les informations fournies par le président il rédige le rapport moral qu’il présente à l’Assemblée Générale de l’Association pour approbation.
  • Il s’assure de la rédaction, de l’édition et de l’expédition du bulletin de l’Association et de tout document de communication avec l’aide, le cas échéant d’un chargé de mission et des autres membres du bureau.
  • Le Secrétaire Général travaille en étroite liaison avec le Président qu’il tient informé.
  • Il tient à jour la liste des membres de l’Association en liaison avec le Trésorier qui lui fourni l’état du versement des adhésions.
  • Il communique au Web Master tout renseignement administratif et annonces devant figurer sur le site web.
  • Il est aidé dans sa tâche par le secrétaire adjoint. Le Secrétaire Adjoint remplace le Secrétaire Général en son absence.

 

Trésorier et/ou son Adjoint :

 

  •  Il assure la tenue de la comptabilité de l’Association selon les directives et sous la responsabilité du Président de l’Association.
  •  Il adresse les demandes de cotisation aux membres et il encaisse ces cotisations. Les cotisations sont à régler au trésorier dans le premier trimestre suivant l’Assemblée Générale.

–     Il encaisse toutes les contributions dues par les associations.

  •  Il s’assure du versement des contributions de l’Association au Groupement Régional et à la Fédération.
  • En général il effectue tous paiements et perçoit toutes recettes du compte général de l’Association selon les directives du Président.
  • Il prépare le rapport financier annuel, qu’il soumet au vérificateur aux comptes et au Bureau pour adoption, et le présente à l’Assemblée Générale pour approbation.

–    Il prépare le budget de l’exercice suivant avec le concours du Président, le propose au Bureau et le soumet à l’approbation de l’Assemblée Générale.

–    Le trésorier adjoint est tenu informé des travaux comptables du trésorier et seconde le Trésorier dans ses charges.

 

Bibliothécaire :

 

  • Le Bibliothécaire est responsable du fond documentaire de l’Association dont il assure la gestion.
  • Il est responsable de toutes les commandes de nouveaux ouvrages en accord avec le Président.
  • Il enregistre et cote tout ouvrage nouveau rentrant dans la bibliothèque.
  • Il contrôle les sorties et rentrées des ouvrages en prêt.

 

Web Master :

 

  • Le Web Master est chargé de la tenue à jour et de la gestion du site web de l’Association.
  • Il assure, en collaboration avec le Président, la promotion de l’Association au travers du site, la diffusion des informations qui lui sont fournies y compris sur les activités philatéliques nationales, régionales ou locales d’autres associations, du Groupement Régional ou de la Fédération.
  • Il met en ligne le bulletin de l’Association, tient à jour l’agenda des activités de l’Association ainsi que les articles ou présentations philatéliques proposés par les membres de l’Association.

 

Responsable du Service Nouveautés :

 

  • Le responsable du Service Nouveautés à la responsabilité de la fourniture des nouvelles émissions philatéliques de la Poste aux membres qui en font la demande selon une procédure de réservation.
  • A cet effet, le responsable passe les commandes à la Poste et reçoit les produits commandés.
  • Il a la charge de la gestion financière de cette activité pour laquelle il perçoit des arrhes, émet des factures et encaisse les recettes. Il tient, à cet effet, un livre de comptes qu’il soumet régulièrement au Président et au Trésorier pour que celui-ci intègre le résultat de cette activité à la comptabilité générale annuelle de l’Association.
  • Il gère un compte bancaire indépendant spécifique à cette activité dont il communique le suivi au Président.
  • Il rend compte des activités de ce service lors de l’Assemblée Générale.

 

Responsable du Service Circulations et/ou son Adjoint:

 

  • Le responsable du Service Circulations à la responsabilité des carnets de circulation entre les membres. Il est secondé par le responsable adjoint.
  • A cet effet, il fournit les carnets vierges aux membres qui en font la demande et centralise les carnets pleins à mettre en circulation.
  • Il organise les secteurs de circulation pour lesquels un responsable de secteur est nommé.
  • Il contrôle les carnets mis en circulation et les carnets rendus après prélèvement par les membres.
  • Il s’assure du bon contrôle des prélèvements par les responsables de secteur.
  • Il a la charge de la gestion financière de cette activité pour laquelle il perçoit le montant des prélèvements et reverse leur dû aux fournisseurs de carnets. A cet effet, il tient un livre de comptes qu’il soumet régulièrement au Président et au Trésorier pour que celui-ci intègre le résultat de cette activité à la comptabilité générale annuelle de l’Association.
  • Il gère un compte bancaire indépendant spécifique à cette activité dont il communique le suivi au Président.
  • Il rend compte des activités de ce service lors de l’Assemblée Générale.

 

Animateur jeunesse :

 

  • L’animateur jeunesse à la responsabilité du secteur « jeunes » de l’Association.
  • A cet effet, il organise toute activité dirigée vers la jeunesse et plus particulièrement en milieu scolaire.
  • Il propose toute activité susceptible de sensibiliser la jeunesse à la philatélie.
  • Il encadre les jeunes pour la préparation d’expositions ou de compétitions au niveau local, régional ou national.
  • Il peut être aidé dans sa mission par tout autre membre du Bureau ou de l’Association.

 

Responsable des fournitures

  • Le responsable des fournitures est en charge de procurer aux membres qui en font la demande, tout le matériel philatélique classique (Albums, classeurs, feuilles annuelles, etc.).
  • A cet effet, il entretient les rapports avec les fournisseurs et éditeurs nationaux.
  • Il passe les commandes en accord avec le Président et le Trésorier, reçoit le matériel et le transmet aux membres qui en ont fait la demande avec la facture émise par le Trésorier.
  • Il tient un livre de commandes du matériel.

 

Chargés de missions :

 

Toutes les activités nécessaires au bon fonctionnement de l’Association et au meilleur bénéfice des membres ne sont pas incluses dans les responsabilités des membres du Bureau sus citées. C’est plus particulièrement le cas en ce qui concerne les aspects de communication (rapports avec les médias, éditions de documents de promotion de l’Association, etc.) ainsi que la gestion des revues et de la presse philatélique.

Un ou des chargés de missions peuvent être nommés par le Bureau pour remplir ces tâches. A cet effet un cahier des charges particulier sera établi pour chaque mission confiée à un chargé de mission.


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